淺析焦煤集團的無紙化辦公.doc

淺析焦煤集團的無紙化辦公
王圓昇 [摘要]隨著計算機的普及應用和網絡的迅速發展,無紙化辦公改變了傳統的辦公方式,極大地促進了辦公自動化。它有著節省辦公資源,提高辦公效率,實現異地辦公等優點,是未來辦公的新趨勢。本文通過分析焦煤集團的標志之一。
辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率。因此,我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的范疇,如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售,甚至庫存管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等,都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。
(2)領導和使用人員的思想意識還需提高。無紙化辦公要成為現實,改變人們的觀念和****慣非常重要。在人們的傳統觀念中,“白紙黑字”具有一定的權威性,是真實可信的,領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松,而且不受時間地點的限制,書面的東西便于攜帶。另外,紙張有明顯的優點:同電腦屏幕相比,對于印或寫在紙上的內容,即使在照明條件很差的情況下,我們也能看得比較清楚,可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多,身體語言流露其中,通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養等多方面的信息。
也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統的原因很簡單,就是系統要求輸入很多原始數據、信息,工作量要加大,特別是涉及一些部門和個人利益的數據,大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統的推行過程中會存在一些阻力,特別是項目要有一把手的參與,這里提出的一把手不僅僅是企業的一把手,還應包括各部門的負責人。
(3)辦公自動化技術也需要不斷創新。在辦公自動化系統的應用過程中,一些技術的應用也會推動其發展。很多領導提到的一個重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術細節需要完善,像網絡簽名認證技術、局域網絡通信、文件網絡廣播等。
舉個例子來說:在應用計算機實現文件批簽流轉過程中,當用戶都在計算機上批簽修改文件時,如何保留不同用戶的修改痕跡,是用戶十分關心的問題。在手工批簽時,不同人有不同的筆跡,因此很容易識別,但在計算機上修改編輯文件,要保留各人的痕跡卻不是一件簡單的事情。有的系統對這一問題的處理方法是:對每個人修改過的文件都做一個拷貝,然后比較兩個拷貝之間的不同點。這種方法不夠直觀,也不符合用戶平常的工作****慣,而且由于要保存多個拷貝,嚴重浪費空間。
相信這些問題,大家都已經看到了,并且一些公司已經有了很好的解決辦法?？稍谀壳暗膽眠^程中還存在你有的技術,我沒有;我有的技術,你沒有。導致了很多辦公自動化軟件公司的水平參差不齊,不能合作利用對方的優勢,特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作,經常出現惡性競爭,導致雙方都得不到長足發展。
(4)與其他系統的集成必將成為瓶頸。由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設,他們之間很少能夠緊密協調起來。各個系統之間無法進行數據聯系,導致大量的重復勞動,也導致數據不準確。信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余,存在大量的垃圾信息,信息交流的一致性無法保證,個人、部門之間難于進行信息共享,領導也難于統攬全局。由于系統是由多個供應商提供的,即使想集成也存